Как правильно писать в письме прошу или просим
Официальная переписка — это важный инструмент для общения между организациями, конторами, компаниями и людьми по деловым вопросам. Она требует определенных правил и норм, без которых она может быть как непонятной, так и неэффективной.
Одним из ключевых аспектов правильной и вежливой деловой переписки является формулирование просьб и обращений. В этой статье мы рассмотрим официальный стиль письма, актуальные способы сформулировать просьбы, вежливо обратиться к адресату и написать удачное обращение.
Официальный стиль письма и использование первого лица множественного числа
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003, в деловой переписке необходимо использовать первое лицо множественного числа для изложения текста письма, так как оно должно быть написано от имени организации. Это означает, что вы можете использовать слова «просим», «сообщаем» и «направляем», чтобы указать, что вы выступаете от лица организации.
Как заменить слово «просим» в письме
Иногда можно использовать альтернативные формулировки вежливых просьб, чтобы звучало более профессионально и эффективно. Некоторые из таких формулировок включают:
- Приказываю
- Постановляю
- Настаиваем
- Прошу
- Обращаемся к Вам с просьбой
- Гарантируем
- Заверяем
- Обязуемся
- Напоминаем
- Предлагаем
Как вежливо сформулировать просьбу в письме
При формулировке просьбы важно соблюдать деловой этикет и использовать стандартные выражения. Некоторые из них включают:
- Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой...
- Просим (прошу) Вас (вас)...
- Прошу Вашего (вашего) согласия на...
- Просим Вашего (вашего) содействия в...
- Прошу Ваших (ваших) указаний...
- Просим Вас не отказать в любезности
Как правильно обратиться в письме
Самое важное в обращении к адресату в официальном письме — это соблюдение правил и уважение к собеседнику. Некоторые советы по обращению в официальном письме:
- Укажите вверху свою контактную информацию, чтобы получатель мог обратиться к вам в случае необходимости.
- Укажите дату отправки письма. Это поможет получателю определить важность и актуальность письма.
- Укажите точный адрес получателя, включая организацию, название должности и другие контактные данные. Это гарантирует, что письмо дойдет до нужного человека.
- В начале письма дайте приветствие и обратитесь к адресату по имени и фамилии. Например, "Здравствуйте, уважаемый(ая) господин(на) Иванова".
- Старайтесь не злоупотреблять запятыми и двоеточием, чтобы делать ваше письмо понятным и легко читаемым.
Как правильно написать обращение в письме
Всегда в начале письма дайте приветствие и обращение. Например, "Здравствуйте / Доброе утро / Добрый день / Добрый вечер + уважаем(ый/ая) + И. О.". Обращение и упоминание адресата следует ставить после этого. Важно запомнить, что слова в обращении или указании адресата нельзя сокращать как «ув.» вместо «уважаемый».
Выводы
Каждое официальное письмо должно быть составлено с соблюдением правил деловой этики и уважением к адресату. Формулировка просьб и обращений — это важная часть правильного письма. Вы должны использовать вежливые формулировки и соблюдать официальный стиль изложения. Также не забывайте правильно обращаться к адресату и очень внимательно относиться к составлению обращения, которое должно быть официальным и уважительным. Надеемся, что этот материал поможет вам писать более эффективные и профессиональные деловые письма.