Как в 1С посмотреть архив сотрудников

Работа с кадровыми данными в 1С — неотъемлемая часть ведения бизнеса. 💼 Часто возникает необходимость обратиться к информации об уволенных сотрудниках, которая хранится в архиве программы. 🗄️ Давайте разберемся, как получить доступ к архиву сотрудников в 1С, как с ним работать и какие нюансы следует учитывать.

Отображение архива сотрудников в общем списке

Представьте, вы открываете список сотрудников в 1С, а там только действующие работники. 🤔 Где же искать тех, кто уже уволился? 🤔 Не волнуйтесь, 1С предусмотрела удобный механизм для отображения архивных данных.

1. Открываем раздел «Кадры». В зависимости от конфигурации вашей 1С, название раздела может незначительно отличаться (например, «Зарплата и кадры»).
2. Переходим в справочник «Сотрудники».
3. Находим меню «Действия». Обычно оно расположено в верхней части окна или доступно по правой кнопке мыши.
4. Выбираем пункт «Показать архив сотрудников». Вуаля! 🎉 Теперь в общем списке сотрудников вы увидите и тех, кто был уволен. Архивные записи, как правило, выделяются серым цветом или специальным значком, чтобы их можно было легко отличить от действующих сотрудников.

Где в 1С хранится информация об уволенных сотрудниках

В отличие от бумажных архивов, которые пылятся где-то на полках, 🗄️ в 1С архив сотрудников никуда не перемещается. Информация о всех сотрудниках, как действующих, так и уволенных, хранится в единой базе данных.

При увольнении сотрудника его данные не удаляются, а просто помечаются специальным образом, чтобы отличать их от активных записей. Это позволяет в любой момент получить доступ к информации об уволенных сотрудниках, не нарушая целостность кадрового учета.

Как посмотреть подробную информацию об архивированном сотруднике

Доступ к подробной информации об уволенном сотруднике осуществляется так же, как и к данным действующего работника.

1. Открываем раздел «Кадры» и переходим в справочник «Сотрудники».
2. Включаем отображение архива (меню «Действия» — «Показать архив сотрудников»).
3. Находим нужного сотрудника в списке и открываем его карточку.

В карточке сотрудника вы найдете всю ту же информацию, что и для действующего работника: ФИО, паспортные данные, сведения о трудовой деятельности, начислениях и удержаниях, контактную информацию и многое другое.

Как восстановить уволенного сотрудника в 1С

Случается, что уволенного сотрудника нужно вернуть на работу. В этом случае нет необходимости создавать новую карточку и заново вносить все данные. 1С позволяет легко восстановить сотрудника из архива.

1. Открываем раздел «Кадры» и переходим в справочник «Сотрудники».
2. Включаем отображение архива (меню «Действия» — «Показать архив сотрудников»).
3. Находим нужного сотрудника в списке.
4. В меню «Действия» выбираем пункт «Извлечь сотрудника из архива».

После этого сотрудник снова появится в общем списке с действующими работниками, и вы сможете продолжить работу с его карточкой, вносить новые данные о начислениях, удержаниях и т.д.

Дополнительные возможности работы с архивом сотрудников в 1С

Помимо просмотра и восстановления данных об уволенных сотрудниках, 1С предоставляет ряд дополнительных возможностей работы с архивом:

• Формирование отчетов по уволенным сотрудникам. Вы можете создавать отчеты о движении персонала, анализировать причины увольнений, отслеживать динамику численности сотрудников за разные периоды. 📈
• Поиск сотрудников по различным критериям. Вы можете искать уволенных сотрудников по ФИО, должности, дате увольнения и другим параметрам.
• Настройка прав доступа к архиву. Вы можете ограничить доступ к архиву сотрудников для определенных пользователей, чтобы обеспечить конфиденциальность данных. 🔐

Заключение

Архив сотрудников в 1С — это удобный инструмент, который позволяет хранить и обрабатывать информацию об уволенных работниках. Благодаря простому и понятному интерфейсу программы, работать с архивом может даже начинающий пользователь.

FAQ

• Как включить отображение архива сотрудников в 1С?

Откройте раздел «Кадры», перейдите в справочник «Сотрудники», в меню «Действия» выберите пункт «Показать архив сотрудников».

• Как восстановить уволенного сотрудника из архива?

Откройте карточку уволенного сотрудника, в меню «Действия» выберите пункт «Извлечь сотрудника из архива».

• Можно ли удалить данные об уволенном сотруднике из 1С?

Удаление данных об уволенных сотрудниках не рекомендуется, так как это может нарушить целостность базы данных и привести к ошибкам в учете.

• Как ограничить доступ к архиву сотрудников?

Настройка прав доступа к архиву осуществляется в разделе «Администрирование».